Alles onder controle

Het is een vraag die mensen geregeld stellen: Alles onder controle? Als het mij wordt gevraagd antwoord ik steevast ‘nee’. Ik heb geen illusie dat ik ‘alles’ onder controle kan hebben. Bovendien zou ik het ook niet willen. Ik kan erg genieten van onverwachte dingen. Een paar weken geleden maakte ik nog iets leuks mee, in een klein stadje in Italie.

Controle is een beladen woord. Het roept het beeld op dat mensen  in de gaten worden gehouden door superieuren en opdrachten voor hen moeten uitvoeren. Het geeft ook het idee dat er geen ruimte is voor medewerkers om hun eigen ideeen uit te werken. We houden er niet van. We hechten sterk aan onze vrijheid. Iemand anders die jou vertelt wat je moet doen: dat is een associatie bij controle. We spreken vaak met ontzag over landen waar de lijnen strak zijn. Vooral in Azie lijkt een cultuur te heersen waar mensen laag in rang weinig te vertellen hebben.  Nederland is daarentegen een land van de polder: we houden van platte organisaties waar zo min mogelijk hiërarchie bestaat. Regelmatig worden experimenten gestart waarbij medewerkers veel vrijheid krijgen. Zelfsturende teams zijn op dit moment populair. Zelfs overheden experimenteren ermee.

in control

Toch is controle een vitaal element in organisaties. Het is nu eenmaal nodig om duidelijk te krijgen of doelen zijn gehaald, budgetten niet worden overschreden en mensen zich houden aan afspraken. Maar controle is ook een effectief middel tegen vriendjespolitiek, iets wat vandaag de dag nog veel voorkomt. Mensen hebben een vervelende neiging vriendjes opdrachten te geven en te benoemen op invloedrijke posities.

Het blijkt moeilijk controle te doseren. Kaders te stellen binnen organisaties waardoor mensen weten waar ze aan toe zijn, wat van hen verwacht wordt en ook hoe ze beoordeeld zullen worden. Want dat blijken mensen nodig te hebben: duidelijkheid over wat van hen verwacht wordt. En ook een klankbord voor advies en begeleiding. Niet voor niets komen mensen alweer terug op zelfsturende teams. Gehele afwezigheid van sturing en controle leidt tot verwarring.

Maar het ontwikkelen van een goede balans in controle en vrijheid blijkt toch wel een van de lastigste dingen in organisaties. Organisaties worden of heel strak gestuurd of teveel vrijheid leidt tot oncontroleerbare situaties waarbij leidinggevenden geen idee meer hebben wat er in de organisatie gebeurt. De ‘bonnetjesaffaire’ binnen het ministerie van Veiligheid en Justitie valt wat mij betreft onder deze noemer.

De clou ligt in het vooraf duidelijk maken welke doelen moeten worden gerealiseerd, welke middelen beschikbaar zijn en wat de codes zijn in het werk. Het is opvallend dat die zogenoemde kaders vaak ontbreken. Het duidelijk stellen van kaders geeft mensen de vrijheid die ze vragen. Sterker: vrijheid in organisaties is nodig om het optimale uit mensen te halen. Vrijheid stelt mensen in de gelegenheid hun creativiteit te ontwikkelen en te gebruiken.

Bovendien: vrijheid geeft ruimte voor onverwachte situaties. De laatste tijd raak ik er steeds meer van overtuigd dat we attent moeten zijn op situaties die zich onverwacht voordoen. Als we te strak vasthouden aan vooraf bedachte plannen, lopen we het risico kansen te missen die voorbijkomen.

Afgelopen zomer werd ik weer bevestigd dat onverwachte situaties niet alleen leuk, maar ook heel kansrijk kunnen zijn. Samen met mijn zoon wandelde ik door een kleine Italiaanse stad. Vanaf een kerkplein keken we uit over het meer. We vroegen mensen naast ons een foto te maken. Het bleken Amerikanen te zijn. Ze werkten voor Chrysler in Detroit. Enkele keren per jaar komen ze naar Turijn om de fusie met Fiat in goede banen te leiden. Toen mijn zoon vertelde dat hij het komend jaar twee weken op stage moet in een Engelstalig land, bood een van de twee spontaan aan bij hen te komen, in Detroit.

Inmiddels zijn de contacten gelegd en bereidt mijn zoon een trip naar Detroit voor. De Amerikaanse houdt woord en toont een bijzondere gastvrijheid. Iets waar wij als Nederlanders wel iets van kunnen leren.

Dergelijke situaties doen zich ook geregeld voor in ons werk, vaak buiten onze organisatie. Het vergt lef en overtuiging om ideeen op te pakken en uit te werken tot succesvolle projecten. Medewerkers hebben hiervoor vertrouwen nodig dat ze binnen de kaders blijven die hun superieuren hebben gesteld. Dat is een hele andere benadering dan de eis die superieuren vaak stellen: eerst toestemming vragen. Als we het lef hebben dit te veranderen, verwacht ik meer sympathie voor het begrip controle.

 

 

Deze blog is gepost in Uncategorized. Bookmark de permalink. Volg alle reacties hier met de RSS feed voor dit blog. Plaats een reactie laat een trackback achter: Trackback URL.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Website by WoodandShoes