Ouderlingenbank

Er wordt wat georganiseerd in Nederland. Congressen, symposia en workshops. Elke week krijgen we uitnodigingen in ons postvak of mailbox. Het is een ware concurrentie om de bezoeker. Die weegt af hij de tijd neemt voor een bijeenkomst. Wat levert het op? Wie kan ik er ontmoeten? De bijeenkomsten zijn vaak bedoeld om iets nieuws te presenteren, inspiratie op te doen of verandering in gang te zetten. Het gekke is alleen dat de setting van de bijeenkomst zo klassiek is als wat. Er wordt heel veel gepraat vanaf een podium, er is weinig interactie met de zaal en de speeches zijn vaak veel te lang. Veel mensen delen deze mening, maar er verandert weinig.

Afgelopen week was ik bij een symposium. Het ging over innovatieve regio’s. De voormannen van drie regio’s uit Nederland waren naar het symposium gekomen om hun successen te delen met het publiek. Mooie verhalen over samenwerking tussen overheid, ondernemers en universiteiten die leidt tot innovatie.

Opvallend was dat de praatjes werden gehouden door de voorzitters uit de regio’s. Alsof die ook altijd de beste sprekers zijn. Waarom geen jonge mensen die bezig zijn met een nieuw plan? Ik weet het antwoord wel: we willen bekende mensen op het podium, omdat we daarmee voldoende publiek zullen trekken. Als de zaal maar vol zit.

vollezaal

Het symposium op de vrijdagmiddag werd gevuld met maar liefst 8 speeches. Om 17.00 uur zou de gastheer afsluiten met een speech waarvoor 45 minuten stond ingeruimd. Dat heb ik niet afgewacht. Op dat tijdstip moet je geen speeches meer houden, maar mensen de ruimte geven om met elkaar te praten. En zeker geen drie kwartier!

Dit alles speelde zich af in de aula van een universiteit. Op zich een fraaie zaal. Maar wel met een stevig katheder op het podium met daarachter een tweetal eikenhouten banken, waar de sprekers zitting namen. Het leek wel op een ouderlingenbank in een kerk. Als je afstand met de zaal wilt creëren moet je het zo doen.

Om voor enig weerwoord te zorgen waren drie co-referenten ingezet. Die hadden de rol om de sprekers nog eens even aan de tand te voelen. In feite moeten zij de vragen van het publiek verstaan en die voorleggen aan de spreker. Dat geeft het publiek het gevoel dat ze betrokken is bij datgene dat op het podium gebeurt.

Het publiek mocht luisteren. Vragen stellen was niet mogelijk, laat staan reageren op de inleidingen. Nota bene binnen een universiteit moet toch ruimte zijn voor repliek en debat?Maar veel mensen vinden het eng de regie uit handen te geven en vragen te krijgen die kritisch kunnen zijn.

De co-referenten zorgden niet voor de broodnodige dynamiek. In plaats van vragen stellen aan de inleider gingen ze eigen verhalen vertellen. De bijeenkomst werd nog langdradiger.

Doe het anders!

Als je binnenkort een bijeenkomst organiseert, durf het eens anders te doen. En denk dan vooral aan je gasten, je klanten. Zet alles in om hen een leuke dag te bezorgen. Hoe kan je hiervoor zorgen?

1. Zorg voor een prettige zaalindeling. Kies voor een vlakke vloer en bouw de stoelen om de spreker heen. Veel bijeenkomsten worden georganiseerd in een theater of bioscoopzaal. De mensen zitten hier vaak ver af van het podium. Hierdoor is het moeilijk het publiek te betrekken bij hetgeen op het podium gebeurt.

2. Beperk de spreektijd. 10 minuten is lang genoeg om een betoog te houden. Zorg dat mensen zich aan die spreektijd houden. Maak vooraf duidelijke afspraken en handhaaf die afspraken.

3. Betrek het publiek. Verzin een opzet waarbij mensen in de zaal kunnen reageren, vragen stellen maar ook kritiek kunnen leveren.

4. Zorg voor humor. Mensen willen vermaakt worden. Mensen kunnen niet twee uur naar speeches luisteren. Als je de aandacht vast wilt houden is vermaak nodig. Organiseer het daarom.

5. Kies een professionele dagvoorzitter. Die kan strakke afspraken maken met de sprekers en ze daaraan houden. Zorg ervoor dat de bijeenkomst op tijd begint, maar vooral op tijd eindigt.

Veel succes.

Deze blog is gepost in Uncategorized. Bookmark de permalink. Volg alle reacties hier met de RSS feed voor dit blog. Plaats een reactie laat een trackback achter: Trackback URL.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Website by WoodandShoes