Vorm en inhoud

Tips voor het organiseren van een dynamische bijeenkomst

Je komt waarschijnlijk geregeld bij een bijeenkomst; een workshop, een lezing of een presentatie. Let dan eens op of vorm en inhoud op elkaar zijn afgestemd. Een promotieverhaal voor technisch onderwijs kun je het beste doen in een omgeving van high tech. En een debat voer je het best in een setting waar mensen elkaar kunnen zien.

Vorige week was ik zelf bij de presentatie van een studie naar innovatiekracht van regio’s.  Daar was ik wel in geinteresseerd, omdat ik ook werk voor een regio die innovatie hoog in het vaandel heeft staan. De studie ging over een benchmark: internationaal werden regio’s vergeleken en werd de aantrekkingskracht van de regio gemeten. Goede zaak, je voorkomt dat mensen te veel gaan geloven in hun eigen successen.

Innovatie, dat was het centrale woord. Het staat centraal in het nieuwe economische beleid van ons Kabinet. Zeker in een crisis wordt hard gezocht naar nieuwe impulsen, nieuwe verdienmodellen. Steeds meer mensen raken overtuigd dat de crisis geen tijdelijke dip is. We moeten op zoek naar andere systemen; voor de huizenmarkt, voor de gezondheidszorg en voor het onderwijs.

Innovatie wordt vaak geassocieerd met techniek, een laboratorium, een computer. Veel minder wordt innovatie in verband gebracht met debat, netwerken, de omgeving. Gelukkig wordt steeds vaker de nadruk gelegd op het belang van de vorm, naast de inhoud. Vorm en inhoud horen bij elkaar. Mijn overtuiging is dat innovatie gedijt in een passende omgeving.

De presentatie die ik bezocht vond plaats in Den Haag, in een besloten setting, in een beveiligde zaal. Een prachtige plaats overigens. Het was een atrium, in het hart van een overheidsgebouw.  Ik kreeg het gevoel alsof ik in een kathedraal was. Een rustplek midden in een drukke omgeving.

De opstelling van de zaal was klassiek. Theateropstelling: rijtjes stoelen met uitzicht op een podium. De meeste mensen keken tegen de rug aan van de mensen die voor hun zaten. Vijf sprekers stonden aangekondigd. Elke spreker kreeg 20 minuten. Dat is bij elkaar 100 minuten monoloog. Geen interruptie, geen interactie. Strakke regie, alles was gepland.
Het woord innovatie werd vaak genoemd. Maar de setting was in het geheel niet innoverend.

Zelf probeer ik de setting van een bijeenkomst zo veel mogelijk aan te passen aan het onderwerp. Als het gaat over innovatie, probeer ik ook een omgeving te creëren, die past bij vernieuwing, verandering, bij nieuwe ideeën.

Vijf tips voor het organiseren van een dynamische presentatie of workshop:

1. Zorg dat de mensen in een zaal elkaar kunnen zien. Een Lagerhuisopstelling of een indeling met drie blokken is hiervoor geschikt. De spreker kan de aanwezige mensen goed zien en hij kan snel contact maken zijn publiek. Bovendien is iedereen betrokken. In een theater-opstelling zitten veel mensen al snel achteraan en kijken ze tegen heel veel ruggen aan.

2. Hou inleidingen kort. Ervaring leert dat acht minuten voldoende is om een boodschap over te brengen. Spreek het van te voren goed af met de spreker en zorg ervoor dat de acht minuten niet worden overschreden.

3. Organiseer de weerstand. Zorg ervoor dat iemand de gelegenheid krijgt kritisch te reageren. Kritiek is niet eng. Het is een bron voor vernieuwing.  Je kunt ervoor kiezen de  zaal aan het woord te laten. Maar je kunt ook coreferenten inzetten die de taak hebben om vragen te stellen. Dat zorgt ervoor dat de spreker de gelegenheid krijgt onduidelijkheden weg te halen.

4. Geef mensen ruimte om vragen te stellen of te reageren. Soms zijn het maar één of twee personen die iets willen zeggen. Maar juist die vragen en reacties zijn vaak het leukste. Regelmatig krijg ik van mensen te horen dat ze de interactie met de zaal het leukste vinden van een bijeenkomst. Je kunt dit rustig voorbereiden; ik doe dit regelmatig. Maar je zorgt wel voor ruimte.

5. Zorg voor beeld. We praten heel veel tijdens bijeenkomsten. Terwijl we weten dat beeld veel meer effect heeft, investeren we daar heel weinig in. Mijn advies is: open een bijeenkomst met een filmpje, een diashow of wat dan ook. Zet er leuke muziek onder en je hebt een hele inspirerende opening. De toon is gezet en  mensen krijgen er zin in.

Succes!

Arnoud Leerling

Deze blog is gepost in Uncategorized en getagt . Bookmark de permalink. Volg alle reacties hier met de RSS feed voor dit blog. Plaats een reactie laat een trackback achter: Trackback URL.

One response to “Vorm en inhoud”

  1. rjlindeman says:

    Goed verhaal, maar je kan natuurlijk nog veel meer doen, kijk eens naar het doel van je bijeenkomst, zet dat centraal, en zoek daar een vorm bij.. kijk op http://spqrfaciliteren.wordpress.com/ voor veel meer ideeën..

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Website by WoodandShoes